ANONİM ŞİRKETLERDE ELEKTRONİK GENEL KURULLAR
Pandemi sürecinde gündeme gelen en önemli hususlardan biri de anonim şirketlerde kurul toplantılarının elektronik genel kurul yapılmasıdır. Birçok şirket bu konuda çalışmalara başlamış ve elektronik kurul toplantıları için mevzuata uygun çalışmaları yürütmeye başlamıştır.
Türk Ticaret Kanunu’ nun 1527. maddesinde “Şirket sözleşmesinde veya esas sözleşmede düzenlenmiş olması şartıyla, sermaye şirketlerinde yönetim kurulu ve müdürler kurulu tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı üyelerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım üyelerin elektronik ortamda katılması yoluyla da icra edilebilir. Bu hallerde Kanunda veya şirket sözleşmesinde ve esas sözleşmede öngörülen toplantı ile karar nisaplarına ilişkin hükümler aynen uygulanır.” Düzenlemesi ile sermaye şirketlerinde elektronik genel kurul ve yönetim kurulu/müdürler kurulu toplantılarının yolu açılmıştır.
Akabinde, 01.10.2012 tarihinde yürürlüğe giren Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik ile uygulamanın ayrıntıları belirlenmiştir.
1) Şirket Esas Sözleşmesinde Bu Yönde Düzenleme Bulunmalıdır.
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu uyarınca kural olarak anonim şirket genel kurul toplantıları pay sahiplerinin veyahut temsilcilerinin fiziki katılım ile yapılmaktadır. Yasanın 1527. Maddesinde yer alan düzenleme ile sermaye şirketlerinin elektronik kurul toplantısı yapabilmesi için şirket esas sözleşmelerinde bu yönde hüküm bulunması gerekmektedir. Bu şart ilk ve en önemli şarttır.
Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik’ in 5. Maddesi uyarınca anonim şirketlerde elektronik ortamda genel kurul yapılabilmesi için aşağıdaki metnin şirket esas sözleşmesinde yer alması gerekmektedir.
“Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım
Şirketin genel kurul toplantılarına katılma hakkı bulunan hak sahipleri bu toplantılara, Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesi uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Şirket, Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik hükümleri uyarınca hak sahiplerinin genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılmalarına, görüş açıklamalarına, öneride bulunmalarına ve oy kullanmalarına imkan tanıyacak elektronik genel kurul sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak tüm genel kurul toplantılarında esas sözleşmenin bu hükmü uyarınca, kurulmuş olan sistem üzerinden hak sahiplerinin ve temsilcilerinin, anılan Yönetmelik hükümlerinde belirtilen haklarını kullanabilmesi sağlanır.”
2) Elektronik Ortamda Genel Kurul Yapılması İçin Gerekli Teknik Şartlar Şirket Tarafından Yerine Getirilmelidir.
Elektronik ortamda genel kurul yapılabilmesi için öncelikle genel kurulun takip edilebileceği bir platform mevcut olmalıdır. Yönetmelik uyarınca şirket bu amaca özgü bir internet sitesinden platformu sağlayabileceği gibi Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından sunulan Elektronik Genel Kurul Sistemi(EKGS) üzerinden de hizmeti alabilmektedir.
Elektronik Genel kurula katılım konusunda herhangi bir ortağın bu yolda istemde bulunması ve elektronik ortam araçlarının genel kurulu yapmaya ve etkin olarak katılıma elverişliliğinin bir teknik raporla ispatlanması ve işbu raporun Ticaret Sicil Müdürlüğü nezdinde tescil ve ilan edilmesi gerekmektedir. Elektronik Genel Kurul ortamını kullanmak isteyen pay sahipleri ve yönetim kurulu üyeleri e-posta adreslerini şirkete bildirmelidirler.
Elektronik Ortamda yapılacak genel kurula katılım sağlayacak kişilerin Güvenli Elektronik İmza sahibi olmaları gerekmektedir.
3) Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullarda Bakanlık Temsilcisi Bulunması Zorunludur.
Elektronik Ortamda genel kurul sisteminin kullanacak şirketlerin genel kurul toplantılarında Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul Ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük Ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik gereğince Gümrük ve Ticaret Bakanlığı temsilcisi bulundurmaları zorunludur.
Şirket tarafından genel kurul öncesi gerekli görevlendirmenin sağlanması için Ticaret Sicil Müdürlüğü’ ne gerekli başvuruların yapılması gerekmektedir.
4) Elektronik Ortamda Görüş Bildirme ve Oy Verme İşlemleri
Hak sahibi veya temsilcisi, elektronik ortamda katıldığı genel kurul toplantısında görüşlerini elektronik olarak iletmektedir.
Genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılanlar, toplantı başkanının ilgili gündem maddesine ilişkin oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra, oylarını elektronik sistem üzerinden kullanırlar.
Her gündem maddesinin toplantı başkanının oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra ayrı ayrı oylanması oylanmalıdır. Hak sahibi veya temsilci ilgili gündem maddesine ilişkin olarak verdiği oyu değiştiremez.
Oylama sonucu, sistem üzerinden toplantı başkanına iletilir. Toplantı başkanı bu sonucu ve varsa elektronik ortamda gönderilen muhalefet beyanını tutanağa işlemelidir.
Göçük Hukuk Bürosu
08.04.2021